Website-Projekt vorbereiten: Was Ihr Webdesigner von Ihnen braucht

Ihr Webdesigner wartet auf Material – und Sie wissen nicht, was Sie liefern sollen?

Sie haben sich entschieden: Ihre neue Website wird professionell erstellt. Der Webdesigner oder die Agentur ist ausgewählt, das Budget steht. Und dann kommt die erste Nachricht: „Bitte schicken Sie uns Logo, Texte, Bilder, Zugangsdaten und eine Vorstellung davon, wie die Seite aussehen soll.” Plötzlich wird klar: Sie müssen mehr vorbereiten, als Sie dachten.

Dieses Moment der Überforderung kennen fast alle Unternehmer, die eine Website erstellen lassen. Und genau hier passieren die meisten Fehler: Materialien werden halbherzig zusammengestellt, wichtige Informationen fehlen, Texte werden hastig selbst geschrieben und Bilder aus dem letzten Jahrzehnt herausgesucht. Das Ergebnis: Das Projekt verzögert sich, Korrekturschleifen kosten Zeit und Geld, und am Ende ist niemand zufrieden.

Dabei lässt sich das alles vermeiden. Mit der richtigen Vorbereitung starten Sie Ihr Website-Projekt auf einem soliden Fundament – und sparen sich wochenlange Abstimmungen, Nachlieferungen und Frustration. Dieser Beitrag zeigt Ihnen genau, was Sie vorbereiten müssen – Schritt für Schritt.

Das Briefing: Die wichtigsten Fragen, die Sie vorher klären sollten

Bevor Sie Material zusammenstellen, müssen Sie Klarheit über die Grundlagen haben. Ein gutes Briefing ist das Fundament jedes erfolgreichen Website-Projekts – und es besteht aus wenigen, aber entscheidenden Fragen.

Was ist das Ziel Ihrer Website? „Mehr Kunden gewinnen” ist ein Anfang, aber zu vage. Konkretisieren Sie: „Monatlich 10 qualifizierte Anfragen über das Kontaktformular” oder „Pro Quartal 5 Neukunden in unserer Region gewinnen”. Je klarer Ihr Ziel, desto besser kann Ihr Webdesigner darauf hinarbeiten.

Wer ist Ihre Zielgruppe? Nicht „alle”, sondern konkret: Welche Branche, welche Unternehmensgröße, welche Entscheider? Was sind deren Probleme, Wünsche, Bedenken? Was suchen sie online? Die Antworten bestimmen, wie die Website aufgebaut wird, welche Texte geschrieben werden und welches Design gewählt wird.

Was unterscheidet Sie von der Konkurrenz? Warum sollte ein Besucher bei Ihnen anfragen und nicht beim Wettbewerber? Wenn Sie diese Frage nicht in zwei Sätzen beantworten können, wird es Ihre Website auch nicht können.

Logo, Farben und Corporate Design: Was Ihr Webdesigner braucht

Ihr Logo in hoher Auflösung ist das Minimum. Idealerweise als Vektordatei (SVG, AI oder EPS), die sich ohne Qualitätsverlust skalieren lässt. Wenn Sie ein Corporate Design haben – Farben, Schriften, Gestaltungsrichtlinien – stellen Sie diese zur Verfügung. Falls nicht, wird ein guter Webdesigner eines für Sie entwickeln, das zu Ihrem Unternehmen passt.

Wichtig: Wenn Ihr bestehendes Logo veraltet oder unprofessionell wirkt, sprechen Sie das ehrlich an. Ein modernes Logo kostet zwischen 500 und 2.000 € und ist die Basis für den gesamten visuellen Auftritt. Ein professionelles Website-Design auf ein schwaches Logo aufzubauen, ist wie ein Maßanzug mit billigen Schuhen – das Gesamtbild stimmt nicht.

Bilder und Fotos: Authentizität schlägt Stock-Fotografie

Bilder entscheiden maßgeblich über den ersten Eindruck. Und hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Echte Fotos von Ihrem Team, Ihren Räumlichkeiten, Ihrer Arbeit und Ihren Produkten schaffen Vertrauen und Authentizität. Stock-Fotos von lächelnden Business-Menschen erkennt jeder – und sie bauen kein Vertrauen auf.

Die beste Investition: Ein professionelles Fotoshooting für 500 bis 2.000 €. Das liefert Ihnen Bildmaterial für die Website, Social Media, Printmaterial und Google Business Profil – für Jahre. Wenn das Budget knapp ist, sind gute Smartphone-Fotos immer noch besser als generische Stock-Bilder. Achten Sie auf gutes Licht, aufgeräumte Hintergründe und natürliche Szenen.

Technisch gilt: Bilder in hoher Auflösung liefern (mindestens 2.000 Pixel breit). Die Optimierung für die Website übernimmt Ihr Webdesigner.

Texte und Inhalte: Der unterschätzte Zeitfresser

Hier wird es ernst. Die Inhalte sind der Teil, der bei den meisten Projekten für Verzögerungen sorgt – weil Unternehmer unterschätzen, wie viel Arbeit gute Website-Texte bedeuten. Und weil selbstgeschriebene Texte in 90 Prozent der Fälle nicht konvertieren.

Es gibt zwei Wege: Sie schreiben die Texte selbst (und riskieren, dass sie über Ihr Unternehmen reden statt über den Kunden) oder Sie beauftragen Profis (und bekommen Texte, die strategisch aufgebaut sind und Besucher in Kunden verwandeln). Die zweite Option kostet mehr, bringt aber ein Vielfaches des Investments zurück.

Was Ihr Webdesigner in jedem Fall von Ihnen braucht: Informationen über Ihre Leistungen – was Sie anbieten, für wen und mit welchem Ergebnis. Ihre Alleinstellungsmerkmale – was Sie anders machen als die Konkurrenz. Kundenstimmen und Referenzen – echte Zitate, nicht selbst erfundene. Und Antworten auf häufige Fragen, die Ihre Kunden stellen.

Zugangsdaten und technische Informationen

Damit Ihr Webdesigner arbeiten kann, braucht er technische Zugänge. Sammeln Sie vorab: Domain-Zugangsdaten (wo ist Ihre Domain registriert?). Hosting-Zugangsdaten (falls ein bestehendes Hosting genutzt wird). Zugänge zur bestehenden Website (WordPress-Login, falls vorhanden). E-Mail-Konfiguration (welche E-Mail-Adressen sollen eingerichtet werden?). Google-Konten (Analytics, Search Console, Business Profil).

Erstellen Sie eine sichere Zusammenstellung dieser Daten – nicht per E-Mail, sondern über einen Passwort-Manager oder eine verschlüsselte Datei. Falls Sie diese Zugangsdaten nicht haben, helfen wir Ihnen, sie zu beschaffen.

Referenzseiten: Zeigen Sie, was Ihnen gefällt – und was nicht

Einer der effektivsten Wege, Ihrem Webdesigner Ihre Vorstellungen zu vermitteln: Sammeln Sie drei bis fünf Websites, die Ihnen gefallen – und erklären Sie, warum. Ist es das Design, die Struktur, die Farbgebung, die Bildsprache? Ebenso hilfreich: Websites, die Ihnen nicht gefallen, mit einer kurzen Begründung.

Das erspart stundenlange Abstimmungen und gibt Ihrem Webdesigner eine klare Richtung. Aber Vorsicht: „Mach es genau wie Seite X” ist kein gutes Briefing. Ihre Website muss zu Ihrem Unternehmen passen, nicht zu einem anderen.

Wettbewerber-Analyse: Kennen Sie Ihre Konkurrenz online

Listen Sie Ihre drei bis fünf wichtigsten Wettbewerber auf – mit deren Website-URLs. Ihr Webdesigner wird diese Seiten analysieren: Was machen sie gut? Wo gibt es Schwächen? Wie können wir uns differenzieren? Diese Analyse fließt direkt in die Strategie Ihrer neuen Website ein und stellt sicher, dass Sie sich deutlich abheben.

Besonders aufschlussreich: Googeln Sie die Suchbegriffe, die Ihre Kunden verwenden würden. Wer steht auf Seite 1? Wie sehen deren Websites aus? Was können wir besser machen? Diese Recherche hilft nicht nur beim Design, sondern vor allem bei der SEO-Strategie.

Die häufigsten Vorbereitungsfehler – und wie Sie sie vermeiden

Fehler 1: Kein klares Ziel definieren. „Wir brauchen eine neue Website” ist der häufigste Satz in Erstgesprächen. Aber ohne klares Ziel kann Ihr Webdesigner nicht strategisch arbeiten. Definieren Sie vorher, was die Website leisten soll – messbar und konkret.

Fehler 2: Texte „irgendwann nachliefern”. Inhalte sind der zeitintensivste Teil jedes Website-Projekts. Wenn Sie Texte erst liefern, wenn das Design fertig ist, verzögert sich das gesamte Projekt um Wochen. Besser: Inhalte und Design parallel entwickeln.

Fehler 3: Billige Stock-Fotos verwenden. Stock-Fotos machen Ihre Website austauschbar. Investieren Sie in ein Fotoshooting oder nutzen Sie hochwertige eigene Aufnahmen. Authentizität verkauft – Stockfotos nicht.

Fehler 4: Zu viele Entscheider einbinden. Wenn jeder im Unternehmen sein Veto hat, wird die Website zum Kompromiss aus verschiedenen Geschmäckern – und damit zu einer Seite, die niemanden richtig anspricht. Bestimmen Sie einen Hauptansprechpartner, der Entscheidungen treffen kann.

Was kostet eine professionelle Website – und was sollten Sie für die Vorbereitung einplanen?

Eine professionelle Unternehmenswebsite kostet zwischen 3.000 und 10.000 €, komplexere Projekte 10.000 bis 20.000 €. Für professionelle Fotografie planen Sie 500 bis 2.000 € ein, für Texterstellung (falls nicht im Website-Preis enthalten) 2.000 bis 5.000 €. Laufende SEO-Betreuung liegt bei 700 bis 2.500 € monatlich.

Wir haben für jeden gute Preise. Unser Fokus liegt auf Unternehmen, aber wir arbeiten auch mit ambitionierten Selbständigen, die ihren Betrieb auf das nächste Level bringen wollen.

Wie lange sollte ich für die Vorbereitung einplanen?

Planen Sie ein bis zwei Wochen für die Vorbereitung ein – vorausgesetzt, Sie haben die wesentlichen Materialien (Logo, Fotos, Grundinformationen) bereits. Wenn ein Fotoshooting nötig ist, planen Sie drei bis vier Wochen. Eine gute Agentur begleitet Sie durch den Vorbereitungsprozess und sagt Ihnen genau, was wann gebraucht wird.

Muss ich die Texte selbst schreiben?

Nein – und in den meisten Fällen sollten Sie es auch nicht. Professionelle Webdesign-Partner bieten Texterstellung als Teil des Pakets an oder arbeiten mit spezialisierten Textern zusammen. Was Sie liefern müssen: Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Leistungen und Ihre Kunden. Die strategische Aufbereitung übernehmen die Profis.

Was passiert, wenn ich nicht alles auf einmal liefern kann?

Das ist normal und kein Problem – wenn es von Anfang an eingeplant ist. Ein guter Projektplan berücksichtigt, dass Material schrittweise geliefert wird. Wichtig ist: Kommunizieren Sie frühzeitig, was Sie wann liefern können. Fehlende Materialien ohne Ankündigung sind der häufigste Grund für Projektverzögerungen.

Brauche ich einen neuen Fotoshooting oder reichen vorhandene Bilder?

Das hängt von der Qualität Ihrer vorhandenen Bilder ab. Wenn Sie professionelle, aktuelle Fotos haben, die Ihr Unternehmen authentisch zeigen – nutzen Sie sie. Wenn Ihre Bilder veraltet, in schlechter Qualität oder ausschließlich Stock-Fotos sind, lohnt sich ein Shooting. Die Investition zahlt sich über Jahre aus, weil Sie das Material für Website, Social Media und alle anderen Kanäle nutzen können.

Eine gute Vorbereitung ist der Unterschied zwischen einem Website-Projekt, das reibungslos läuft, und einem, das sich monatelang hinzieht. Investieren Sie die Zeit am Anfang – es spart Ihnen ein Vielfaches an Aufwand während des Projekts.

Starten Sie vorbereitet. Starten Sie richtig. Starten Sie mit einem Partner, der weiß, was er braucht.
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